Legionowo, dn. 3.12.2025 r.

ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki  zaprasza kwalifikujące się podmioty do nadsyłania ofert dotyczących przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu pod nazwą „…w kręgu tańca…2025”, realizowanego przez ARTBALE Stowarzyszenie w roku 2025 i współfinansowanego ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON).

Zamawiający: ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki z siedzibą w Legionowie ul. Hetmańska 10, lok. 13, NIP: 5272375001, REGON: 015147680, KRS: 0000107658

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki i współfinansowanego ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pod nazwą „…w kręgu tańca…2025”, o wartości 883 614,70 zł, realizowanego w okresie 01.02.2025 - 31.12.2025. Nr umowy z PFRON UM/PW9/2025/3/O_MAZOWIECKI/10932 z dnia 1 kwietnia 2025 roku. Termin rozpoczęcia audytu: 22.12.2025. Zakończenie i przekazanie ostatecznej oceny i dokumentów nie później niż do 9.01.2026 roku.

I. Zadania po stronie Wykonawcy

Przeprowadzenie audytu zewnętrznego zgodnie z wytycznymi PFRON dotyczącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych dostępne są na stronie:

https://www.pfron.org.pl/organizacje-pozarzadowe/projekty-i-konkursy-dla-organizacji-pozarzadowych/zadania-zlecane-aktualnie-realizowane-konkursy/wspieramy-aktywnosc-konkurs-12024/dokumentacja-konkursowa/wytyczne-dotyczace-audytu-zewnetrznego/

II. Termin wykonania zamówienia

Termin rozpoczęcia audytu: 22.12.2025. Zakończenie i przekazanie ostatecznej oceny i dokumentów nie później niż do 9.01.2026 roku.

III. Wymagania wobec oferentów

Oferent powinien posiadać niezbędne doświadczenie oraz dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu w tym audytów projektów konkursowych i zadań zlecanych przez PFRON.

• Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
  • dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
  • posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, w tym ze środków PFRON (przynajmniej 5 zadania/projekty);
  • posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych;
  • posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego lub audytu wewnętrznego.
• Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1 stosuje się odpowiednio.
• Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
  • wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, w tym ze środków PFRON, wraz z terminem ich wykonania,
  • wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
  • potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
• Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
• Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
• Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
  • posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
  • jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
  • osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;
  • w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
  • jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
  • jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;
  • z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
• Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
• Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny na etapie składania oferty składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zleceniodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do zapytania ofertowego.

IV. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferent powinien złożyć ofertę zgodną z wytycznymi zawartymi w punkcie I niniejszej oferty. Oferta powinna być:

• sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności,
• sporządzona w języku polskim,
• opatrzona pieczątką firmową,
• posiadać datę sporządzenia,
• zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
• podpisana czytelnie przez wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji,
• powinna posiadać cenę brutto wykonanej usługi.

W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą: „Za zgodność z oryginałem”, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką lub czytelnym podpisem.

V. Miejsce oraz termin składania ofert

• Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: balet@balet.com.pl, przez kuriera lub też dostarczona osobiście na adres:
  • ARTBALE Stowarzyszenie Rozwoju Edukacji Kulturalnej i Sztuki
  • 05-120 Legionowo, ul. Hetmańska 10, lok. 13

– do dnia 10.12.2025 r. do końca dnia (decyduje data wpływu dokumentów).

• Ocena ofert i wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony zostanie do dnia 12 grudnia 2025 r. na stronie internetowej pod adresem artbale.pl.
• Oferty złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.
• W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
• Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie artbale.pl.

 VI. Ocena ofert

Oferta powinna zawierać:

• Cenę osobno za badanie i za raport dla projektu oraz warunki płatności.
• Opis wymaganego doświadczenia zgodnie z zapisami pkt III.
• Ocena ofert składa się z dwóch etapów:

A) Etap 1 – Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.

B) Etap 2 – W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny: Przyjęto liczbę, 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym: Kryterium I: Cena ofertowa brutto – 70 punktów Kryterium II: Doświadczenie – 30 punktów

• Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu – Etap 1, dokonywana jest na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt III ustęp 3, zgodnie z formułą „spełnia–nie spełnia”.
• Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w następujący sposób: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym:

RAZEM 100%

• Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach poszczególnych kryteriów oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
• Wykonawca może uzyskać łącznie maksymalnie 100 pkt.
• W kryterium „Cena brutto” maksymalną liczbę punktów (70) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio zgodnie z poniższym opisem.

Liczba punktów przyznanych cenie oferty = (najniższa z oferowanych cen x 70) / cena rozpatrywanej oferty.

• W kryterium „Doświadczenie” – maksymalną 30 punktów otrzyma oferta z uwzględnieniem poniższych kryteriów:
  • Oferent dostaje 30 punktów, gdy Oferent przeprowadził co najmniej 5 audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, w tym ze środków PFRON.
  • Oferent dostaje 20 punktów, gdy Oferent przeprowadził co najmniej 4 audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, w tym ze środków PFRON.
  • Oferent dostaje 10 punktów, gdy Oferent przeprowadził co najmniej 3 audyty zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, w tym ze środków PFRON. Obowiązkiem Oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.
• Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie
  z przedstawionymi wyżej wyliczeniami.
• Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert uzyska tyle samo punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.
• W przypadku niewybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
• Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

VII. Przesłanki odrzucenia oferty

Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:

• jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
• zostanie złożona po terminie składania ofert,
• będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 10% od kwoty, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia),
• będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
• nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów dnia 12.12.2025 r.
za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: www.artbale.pl

IX. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.

X. Finansowanie

Zamówienie będzie finansowane ze środków PFRON i własnych ARTBALE Stowarzyszenia. Rozliczenie na podstawie wystawionej faktury vat musi nastąpić najpóźniej do 31.12.2025 roku

XI. Załączniki

• Oświadczenie o bezstronności i niezależności
• Zapytanie o audyt zewnetrzny projektu w kregu tanca 2025

Uwagi końcowe

Dodatkowych informacji udziela Berenika Jakubczak-Rauze, Koordynator projektu, tel. 604 094 584, e-mail: artbale.ngo@gmail.com.